10 padomi kā paaugstināt efektivitāti ofisā

Parastas dienas laikā, tu varētu būt ka izšķied vairākas minūtes katrā stundā nevajadzīgām lietām.
Tas patiešām varētu šķist nesvarīgi, bet ja apsver to ka, minūtes saskries stundās un tās ir stundas tava laika, kuru tu varētu veltīt darbam vai pavadīt mājas un atpūtai.

Te ir 10 padomi lai palīdzētu tev rast maksimālo labumu no katra brīža.

1. Sakārto lielo jucekli ofisā. Ja tu patstāvīgi meklē lietas starp dažādiem nevajadzīgiem krāmiem un miskasti, tu nevajadzīgi tērē savu laiku. Izmet ārā visu, kas tavā ofisā rada nekārtību.
2. Izveido efektīvu darba vietu. Piemēram, ja bieži izmanto savas dokumentu mapes, novieto tās tuvāk savai darba vietai, lai katru reizi kad kaut ko ievajagas tev nav jāiet no viena istabas gala uz otru. Lietas kuras tu izmanto bieži, novieto tās tuvu savai sēdvietai, lai tās vienmēr ir sasniedzamas.
3. Fokusējies uz to darbu, kas tagad jau ir iesākts. Daudzu uzdevumu vienlaicīga apstrāde ir nepieciešama tavas darba dienas sastāvdaļa, bet, tu varētu vienubrīd pamanīt, ka šaudies no viena uzdevumu pie cita nevajadzīgi un bez rezultātiem. Pabeidz jau iesākto uzdevumu pirms tu pieķeries nākamajam.
4. Organizē savu e-pastu. Izdzēs sev nevajadzīgo e-pastu un izveido mapes pastam kuru saglabā. Šādā veidā, kad tev kaut ko atrast, tev ir ļoti laba sistēma kur meklēt, nevis filtrēt simtiem e-pasta vēstuļu.
5. Organizē savus dokumentus un pierakstus. Lai nebūtu jāšķirsta cauri tām dokumentu kaudzēm katrā ofisa stūrī, velti 10 minūtes dienas beigās, lai saliktu pa plauktiņiem un atliktu dokumentus, kurus aktīvi neizmanto. Ja ir dokumenti, kurus vajag atlikt nekategorizēti, tad vismaz vienā kaudzītē.
6. Deleģē uzdevumus. Daudziem uzņēmējiem un vadītājiem ir grūtības nodot darbu citiem. Tev ir jāļauj tavam personālam darīt visu, lai tevi atvieglotu un ļautu koncentrēties uz jaunām iespējām. Ļauj savai sekretārei atbildēt uz zvaniem un ziņojumiem, kuriem nevajag tavu tiešu uzmanību.
7. Atzvani uzreiz. Negaidi kamēr tev sakrāsies neatzvanītie zvani. 10 minūšu vietā tu varētu pavadīt stundu. Tas ir daudz grūtāk atrast stundu visiem zvaniem, kā pāris minūtes katru stundu.
8. Esi skaidrs par padoto lomām uzņēmumā. Pārliecinies, ka visi saprot kas ir viņa un viņas patiesi pienākumi. Darbiniekiem nekādā gadījumā nevajadzētu dubulti darīt vienu un to pašu darbu. Izveido standarta darbības principus katrai lomai uzņēmumā.
9. Veido dienas kārtības sarakstu un izmanto to. Dienas kārtībai vajadzētu būt ar laika limitiem un tev vajadzētu pārliecināties, ka visi ir uz viena viļņa. Tematus centies cik īsus un konkrētus iespējams.
10. Izmanto vienu laika plānotāju. Vienalga vai rakstīts vai elektronisks laika plānotājs ir nepieciešamība, bet tev vienmēr radīsies problēmas, ja tev to būs par daudz. Netērē lieki laiku ievadot vienu un to pašu informāciju vairākos plānotājos – izmanto tikai vienu un atjauno to patstāvīgi.

Tu pamanīsi ar laiku, jo organizētāks ir tavs darbs un vairāk esi pieradis deleģēt dažādus uzdevumus pareizajiem cilvēkiem, ka pēkšņi ir vairāk stundas dienā. Tā nav – tas ir vienkārši tavas efektīvās darbības pozitīvais rezultāts.

To your success – iMedialogs

Filed under vispārēji raksti |